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IA et marchés publics : Vers plus de transparence ?

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13 Dec, 2024

IA et marchés publics : Vers plus de transparence ?

par Michel Bosco, Expert "IA & Space" et S. Morkov, Président directeur général de Hermix


Introduction

Les marchés publics, à travers l’Union européenne, représentent un volume de chiffre d’affaires annuel de l’ordre de 2.000 milliards d’euros. Les fonds octroyés par le secteur public représentent 53 % du produit intérieur brut de l’Union européenne (UE) (Eurostat, 2022). En Amérique du Nord, 60% des entreprises reprises dans « Fortune 1000 » se voient octroyer des contrats publics. Globalement, et en général, faire des affaires avec le secteur gouvernemental (« faire du B2G », de l’anglais « business to government ») a un impact positif sur la valeur d’une entreprise (Josephson et al., 2019).

Au sein de l’Union européenne et ailleurs, notamment parmi les pays de l’OCDE, les marchés publics sont attribués selon des règles qui répondent à quelques principes fondamentaux : efficacité dans l’utilisation des fonds, transparence des procédures d’attribution, mise en concurrence, équité, non-discrimination, respect de normes sociétales et environnementales par exemple, etc.

La nécessité de pouvoir exercer un contrôle démocratique sur le respect de ces principes se traduit par la mise en place de procédures complexes, qui font que l’accès à ces fonds publics demeure un domaine d’affaires élitiste. Malgré une réelle volonté politique, et d’importants efforts de simplification administrative visant à faciliter l’accès à ces marchés par des entreprises de toutes tailles, il reste dominé par quelques grands acteurs spécialisés. Seules 400.000 entreprises, soit 1,3% des 30 millions d’entreprises de l’Union européenne accèdent aux marchés publics (Eurostat, 2022).

Cette même nécessité d’un contrôle démocratique se traduit aussi par un haut degré de codification des procédures, qui suivent des algorithmes complexes mais préalablement établis, qui s’appliquent sur des critères variables très souvent quantifiables et objectifs, mais pas toujours : Parfois l’appréciation d’experts est nécessaire, qui fait donc appel à une certain subjectivité.

Enfin, cette nécessité d’un contrôle démocratique conduit à mettre à disposition du public d’une quantité incroyable d’informations en tout genre, répertoriées dans de multiples bases de données hétérogènes, distribuées, mais accessibles en ligne.

Et si les ingrédients étaient réunis pour que les Intelligence Artificielles permettent une très grande automatisation de la préparation de réponses à des appels d’offres, grâce à leur capacité fulgurante et incommensurable aux capacités humaines à collecter ces informations, à en tirer des conclusions et enseignements, et à générer des réponses à des questions complexes, simplement en s’appuyant sur le texte de ces appels d’offres et des informations publiques ?

Les défis auxquels l’IA peut apporter des éléments de solutions

Le tableau suivant décrit les principaux besoins et défis rencontrés par acheteurs et fournisseurs dans le cadre des marchés publics en Europe (Morcov & Puiu, 2023) :
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L’IA pour faciliter la tâche des opérateurs désireux de participer à des marchés publics

Les grandes entreprises, les PMEs, les cabinets-conseil et les acteurs de la recherche scientifique, soumissionnaires lors de marchés publics sont confrontés à d’énormes difficultés, en raison à la fois de l’abondance des opportunités, et la complexité des dossiers à préparer. Ils doivent suivre quotidiennement les publications d’appels d’offres et les qualifier efficacement, c’est-à-dire décider si un investissement dans la préparation d’une offre est justifiable économiquement : en effet, un responsable avant-vente consacre 50% de son temps à la lecture et à la qualification des avis de marchés. La rédaction d'une offre pour un marché public coûte très cher, les entreprises y consacrant jusqu'à 2% de la valeur totale du contrat – ce qui est énorme dans des secteurs à faibles marges, et jusqu'à 6 % de leurs revenus quand ce sont des PMEs – c’est-à-dire plus que leurs investissements en R&D. Selon une enquête menée auprès de 179 entreprises de construction britanniques, remporter un marché sur 5 nécessiterait de consacrer 22% jusqu'à 22 % de leur chiffre d'affaires opérationnel aux efforts de vente et de prévente !

De plus, comme l'effort n'est pas proportionnel à la valeur de chaque opportunité, ni à son taux de réussite, avec comme conséquence la priorité est donnée aux marchés de grande valeur avec un fort taux de réussite, et la faible participation à d’autres marchés qui sont souvent déclarés déserts. Ce sont donc à la fois les autorités et les entrepreneurs qui ont un besoin crucial de mieux comprendre leur écosystème et de rendre plus efficients les mécanismes de marchés publics.

Les nouvelles technologies et méthodes disruptives, telles que l’Intelligence Artificielle, l’apprentissage automatique et les grands modèles de langage, auront un impact considérable sur le secteur B2G. Ces technologies permettent d’exploiter les grandes quantités de données multilingues ouvertes disponibles, en n’en facilitant, automatiquement, la standardisation, l’intégration, et la qualité sémantique, simplement inexploitables, en pratique, par un processus manuel. Des outils spécialisés sont développés pour l’analyse, les études de marché ou les ventes, qui s'appuient initialement sur des méthodes ou des outils d'analyse manuelle et de gestion générale connus des experts de l’intelligence des affaires ou de la gestion de la relation client (Morcov & Puiu, 2023).

Ces outils peuvent soutenir les entreprises en exécutant des tâches de :

- Surveillance intelligente des appels d'offres, en explorant automatiquement les avis de marchés postés, réglementairement, sur les réseaux, et en notifiant aux services avant-ventes ceux qui apparaissent pertinents ;

- Qualification des opportunités, en analysant quantité de documents rendus publics par l’impératif de transparence des marchés publics, comme les budgets annuels des donneurs d’ordre, les contrats issus de procédures antérieures similaires, des performances d’entreprises concurrentes ou partenaires potentiels, des marchés conclus précédemment ou par un donneur d’ordre au profil similaires, et bien d’autres !

L’IA pour faciliter le travail des donneurs d’ordres

Dans un rapport publié en 2023 (ECA, 2023), la Cour des comptes de l’Union européenne dresse un tableau gris foncé de la situation : En résumé, concurrence en déclin, et transparence et intégrité insuffisantes.

Des outils issus appliquant les différents types d’IA, parfois les mêmes que ceux qui viennent faciliter le travail des entreprises, peuvent assister les autorités publiques au regard de ces questions, et notamment :

- En raison de leur très grand nombre et de la multiplication des niveaux administratifs et des compétences partagées, le « millefeuille administratif », chaque autorité publique n’a qu’une vision très parcellaire des contrats attribués sur leur territoire. L’IA et l’analyse automatique de larges bases de données publiques peuvent aujourd’hui leur permettre d’identifier redondances et dépendances exagérées à un trop petit nombre de fournisseurs.

- L’analyse des offres reçues, l’évaluation automatique de leur satisfaction des différents critères de sélection, la comparaison commentée par l’IA générative des différences entre les offres conduira à un gain de temps notable, donc à une plus grande efficacité de l’action publique.

L’IA pour faciliter l’exercice du contrôle démocratique sur les marchés publics

Ce même rapport de la Cour des comptes de l’UE met l’accent sur la fraude excessive qui accompagne l'attribution des marchés publics. Celle-ci varie considérablement selon les pays et les secteurs, mais des études de la Banque mondiale et d'autres organisations compétentes s’accordent pour estimer que la fraude et la corruption dans les marchés publics constituent un pourcentage significatif des dépenses publiques :

- La fraude peut représenter entre 10% et 30% des fonds alloués dans certains cas ;

- Les pertes financières considérables résultant la fraude et la corruption dans le cadre des marchés publics sont souvent chiffrées en milliards d’euro au niveau mondial.

En France, L’association anticorruption Anticor développe un modèle d’apprentissage statistique et de traitement automatique des données capable d'analyser l’attribution des marchés publics (Le Moniteur, 2024). La Cour des comptes de l’Union européenne s’y intéresse aussi.

Conclusion

En pratique, l’IA, comme toute technologie, n’est qu’un outil, qui permet de générer des rapports détaillés sur où se trouve l'argent, qui achète et qui vend, quoi, quand, comment, où et combien, pour chaque opportunité. Face à cela, les réactions sont parfois extrêmes :

- Certains ont l’attente exagérée que l’intelligence artificielle résolve tous leurs problèmes ;

- D’autres voient l’IA comme un divulgateur de biais humain dans l’attribution de marchés.

Les principaux avantages de la mise en œuvre de l’IA dans le cadre des marchés publics sont la rentabilité, l’augmentation des taux de réussite, le suivi en temps réel, l’optimisation de la planification stratégique, des processus de qualification plus efficaces, une meilleure validation des partenaires et une préparation efficace des propositions (Morcov & Puiu, 2023). Les avantages indirects concernent l’amélioration de la qualité des livrables, grâce à une meilleure adéquation des offres avec les exigences et les besoins des clients.

Les acteurs du secteur privé, ceux du secteur public, et les organisations citoyennes n’ont d’autre choix que de s’approprier cette nouvelle technologie pour la mettre au service de leur action : Le marché du B2G a besoin de méthodes disruptives. Il est essentiel que les outils déployés restent pratiques et fournissent des avantages et des résultats clairs et immédiats.

Avec le battage médiatique qui dit que tout est « mieux avec l’IA », les acteurs des marchés publics doivent éviter d’investir dans des expériences coûteuses, dont les résultats ne sont pas prouvés.

Il est important que les outils d’IA soient intégrés aux meilleures pratiques actuelles de chaque organisation. Ces outils ne peuvent jamais remplacer l’expertise humaine, qui reste au centre des processus : Un outil GPT peut générer une offre acceptable, mais jamais une proposition gagnante sans la touche humaine qui apporte vision, compréhension du contexte, idées originales, solutions et architectures.

Les deux ingrédients clés pour déployer les outils de l’IA sont une solide excellence technique, ainsi qu'une compréhension approfondie des spécificités de l'entreprise. Les préoccupations éthiques sont toujours importantes (Morcov, 2023a : Une approche équilibrée doit permettre d’en exploiter la puissance de l’IA pour améliorer obtenir de meilleurs résultats en matière de marchés publics, de façon d’autant plus éthique et responsable qu’il s’agit ici d’administrer au mieux le bien commun.


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Annexe

Les principaux processus nécessaires aux ventes dans le secteur public

(Morcov & Puiu, 2023) :

Quelques outils sont disponibles pour procurer une telle assistance, dont Hermix. Ils interviennent tout au long du processus de vente au secteur public :

1. La planification stratégique, c'est-à-dire la définition d’une stratégie de vente et la constitution de carnets de commandes à long terme. Elle est réalisée chaque année et mise à jour trimestriellement et présentée sous forme de diapositives, des feuilles de calcul et de diagrammes simplifiés. L'étude d’un marché nécessite 2 à 3 semaines d'efforts par an. Le processus de planification stratégique repose sur un traitement, une analyse et une interprétation approfondie de données, mettant en œuvre des outils d’ingénierie et de science des données faisant appel à de l’IA et à de l’apprentissage automatique (ML).

2. Le suivi des offres. Il s’exécute quotidiennement. Des outils intelligents sont nécessaires pour un pré-filtrage, une analyse et une mise en correspondance succinctes des exigences explicitées dans les avis de marchés aux capacités du fournisseur.

3. La qualification technique des offres. Elle nécessite la lecture et la compréhension de centaines ou de milliers de pages de spécifications et d’annexes techniques, qui peut prendre entre 30 minutes et 4 jours par offre ! Cette tâche peut être considérablement simplifiée avec l’IA, et notamment les outils LLM et GPT.

4. La qualification commerciale des offres. Effectuée quotidiennement, elle conduit à une décision de go/no go. Ce processus nécessite entre 30 minutes et 5 jours d'effort manuel, par appel d'offres. Il est basé sur l'analyse de données historiques significatives, de profils de clients et d'entreprises. Des outils intelligents sont nécessaires pour une analyse technique et commerciale intelligente. Les nouvelles technologies sont très utiles pour ce type de traitement de données, comme l'IA/ML, l'analyse de graphiques et la détection d'anomalies.

5. La recherche et sélection de partenaires. La tâche peut être automatisée par l’analyse de données historiques, y compris les profils des donneurs d’ordre et des fournisseurs dans des contrats antérieurs.

6. L’analyse des prix, basée sur des données historiques concernant les budgets, les prix pratiqués par la concurrence et les coûts encourus dans des contrats similaires précédents.

7. La génération de propositions. Il s'agit d'une lourde tâche, nécessitant la préparation de centaines, voire de milliers de formulaires tels que des CV, des références, des propositions techniques détaillées, des budgets et des plans d’exécution de projets. Pour chaque appel d’offres, il peut s’agir de centaines, voire de milliers de jours d’efforts. Les outils d'IA tels que Hermix aide les entreprises à remporter des marchés publics en fournissant le suivi des appels d'offres, et des analyses et des informations de marché basées sur l'IA, y inclus :

- Le suivi des appels d'offres, notifications par email, veille intelligente du marché.

- Les résumés d'appels d'offres automatisés et génération de propositions avec LLM.

- La qualification des opportunités : budgets, concurrence, écarts.

- Une connaissance approfondie du marché : où est l'argent, qui achète et vend, quoi, quand, où, comment.

Quelques clients d’Hermix : Capgemini, Indra, Atos-Eviden, Accenture, etc. qui sont de grands acteurs sur les marchés publics.

GPT sont extrêmement utiles pour automatiser les formulaires, vérifier le style, l'orthographe et la mise en forme, générer des résumés, des images et des diagrammes tels que des diagrammes de Gantt et des organigrammes, des profils d'entreprise, des listes d'experts, etc. Il est à noter que les outils GPT actuels ne génèrent pas d'idées originales, et peuvent ignorer des informations contextuelles importantes : leur utilisation ne s’affranchit pas d’une supervision humaine (l'humain dans la boucle !).


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